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Todo lo que necesitas saber sobre la firma electrónica

A partir del 15 de Enero de 2015, las facturas electrónicas serán obligatorias para algunos proveedores públicos y para las empresas prestadoras de servicios de especial trascendencia económica, aunque las Administraciones Públicas podrán excluir de esta obligación a las facturas con importe menor de 5.000 euros. Esta es una de las medidas que incluirá el Anteproyecto de Ley de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable.

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¿Qué es la factura electrónica? Es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor, por medios electrónicos. Estos documentos han de firmarse digitalmente con firmas electrónicas.

¿Qué es la firma electrónica? Es una firma que se inserta digitalmente en la factura o documento digital y que permite al receptor de un mensaje verificar la autenticidad del emisor de la información así como verificar que dicha información no ha sido modificada desde su generación. Se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor) y se tienen que dar tres condicionantes para que la firma electrónica sea reconocida:

  • Que sea una firma electrónica avanzada, es la que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere.
  • Que esté basada en un certificado reconocido.
  • Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

 ¿Cómo obtengo una firma electrónica válida? Para tener una firma electrónica es preciso poseer un certificado electrónico reconocido, una certificación de que la persona receptora es la que realmente firma. Dicho certificado puede ser en formato software (un archivo en el ordenador) o en formato tarjeta, en este caso se necesita un lector de tarjetas (como el del DNI Electrónico).

Firma electrónica¿Dónde se puede solicitar el certificado electrónico? En este enlace de la Agencia Tributaria aparece la lista de las entidades emisoras homologadas que emiten certificados. Algunas de ellas son:

¿Cómo se instala el certificado? Si el certificado es en formato software, una vez que la Autoridad de Certificación ha emitido el certificado, hay que descargarlo e instalarlo en el navegador del ordenador (Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer). En este link de Camerfirma hay manuales detallados sobre la descarga e instalación del certificado, son útiles para cualquier Administración Pública que haya emitido el certificado.

¿Qué diferencia hay entre tener el certificado en software y en tarjeta? La diferencia reside en el lugar en el que se generará la clave privada. Si el certificado se solicita en tarjeta, la clave privada no podrá exportarse por lo que se considera un medio más seguro pero con el inconveniente de que no se podrá crear una copia de seguridad. Si se solicita el certificado en el navegador, el certificado podrá exportarse junto con sus claves y por lo tanto se podrá realizar una copia de seguridad.Preguntas

¿Cómo se firma un documento digitalmente? Se puede firmar digitalmente cualquier documento de formatos XML, PDF, HTML, DOC, XLS, GIF, JPEG o TXT, entre otros. En este manual del BOE vienen explicados los pasos para firmar un documento PDF.

¿Cuánto dura el certificado electrónico? Dependerá del tipo de certificado, del ámbito de actuación y de la Administración que lo haya emitido, suelen ser 2 años de validez. El certificado debe renovarse, como mínimo, 1 ó 2 meses antes de su caducidad. Para conocer el periodo de validez de un certificado, hay que acceder a la información del mismo a través del navegador donde fue instalado.

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